¿Cómo consultar el estado o actualizar un expediente ya creado?

Una vez accedas a tu portal de cliente, gestionar tus expedientes es muy sencillo, para ello, se debe seleccionar la opción "PUBLICACIÓN Y GESTIÓN DE DEUDA" del panel lateral izquierdo, así se desplegará y tendremos que seleccionar la opción "Gestionar expedientes":

También podremos acceder a esta opción con el acceso directo que se nos proporciona en esta pantalla principal en el apartado "GESTIONAR EXPEDIENTES".

En esta sección de la plataforma podremos realizar los siguientes trámites :

• Aviso de actualización de expedientes
• Buscar o filtrar expedientes
• Navegar por la tabla de expedientes y exportación de datos
• ¿Qué es un expediente, una reclamación y una deuda en ICIRED?
• Cómo añadir nueva deuda a un expediente ya existente
• Accesos directos a acciones sobre las reclamaciones
• Acceder a detalles del expediente

Aviso de actualización de expedientes

Tras el paso del plazo establecido cuando entremos en la plataforma se nos pedirá confirmar los datos de nuestros expedientes. Desde la parte superior de esta sección podremos confirmar los datos:

Si hacemos clic en confirmar, desaparecerá el aviso hasta que trascurra el plazo de nuevo y tengamos que volver a confirmar. El cuadro cambiará al siguiente que se quedará fijo en esta sección:

En cualquier momento podemos volver a confirmar para reiniciar el computo de días.

Buscar o filtrar expedientes / exportar datos

Accederemos a la sección "Gestionar expedientes" y desde allí podremos utilizar los siguientes filtros para ver solo los expedientes que nos interesen o bien buscar algún expediente en concreto.

Situado en primer lugar sobre la tabla de expedientes se encuentra el botón "Crear expediente" el cual es simplemente un acceso directo a crear un expediente. 

A su derecha esta el botón "filtrar". Si hacemos clic en él se mostrará el siguiente cuadro:

Los campos que aparecen a filtrar son los siguientes:

• Ref. Expediente: En este campo libre se podrá filtrar respecto a la primera columna de la tabla, es la referencia única de cada expediente numérica generada por ICIRED.
• Ref. Cliente: En este campo libre se podrá filtrar respecto a la segunda columna de la tabla, es el campo de referencia del propio cliente en ficheros remitidos a ICIRED o en el primer paso del formulario de crear expedientes.
• Nombre del reclamado: En este campo libre se podrá filtrar respecto a la quinta columna de la tabla. Filtra también en parte de la reclamación.
• NIF/CIF reclamado: En este campo libre se podrá filtrar respecto al NIF/CIF del reclamado que no aparece en la tabla pero igualmente se filtrará.
• Cartera: En este campo se podrá filtrar por la cartera a la que pertenezca el expediente, una vez hagamos clic se nos mostrará un desplegable con las carteras existentes y podemos seleccionar una de ellas o varias. Las carteras son subgrupos donde el cliente divide sus distintos expedientes según sus propios criterios (por ejemplo: reclamaciones de distintas empresas del grupo empresarial del cliente).
• Limpiar filtros: No se trata de un filtro sino de un botón que permite eliminar todos los filtros aplicados con una sola acción.

A la derecha del botón filtrar esta el botón "exportar datos" el cual sirve para generar un archivo excel que incluya el contenido filtrado en la tabla (si el volumen de expedientes es alto el proceso de generación puede demorar bastante tiempo en generarlo).

Navegar por la tabla de expedientes y exportación de datos

En la parte baja de la tabla donde se muestran los expedientes encontraremos un navegador con flechas y números para seleccionar a que página de la tabla ir.

Mientras que a su derecha se muestra el botón "Exportar datos" el cual permite descargar un excel que contiene todos los datos de expedientes que se muestran en la tabla.

¿Qué es un expediente, una reclamación y una deuda en ICIRED?

En el panel de gestión de expedientes observaremos que haciendo clic en el icono ">" de cada fila se desplegará un listado que mostrará más datos desglosados:

En este caso mostrado, se trata de ejemplo de expediente (Ref. Expediente: "5192707184")  integrado por dos reclamaciones ("aF8s2B" y "r9E5e1") y estas a su vez cinco deudas (Dos pertenecen a la reclamación "aF8s2B" y se encuentran en estado "RECUPERADA"; y tres pertenecen a la reclamación "r9E5e1").

De esta manera, un expediente es una "carpeta" que integra todas las reclamaciones de un mismo acreedor y deudor, así como mismo origen de deuda.

El expediente esta integrado por una o más reclamaciones. Las reclamaciones son los procesos de inclusión en el fichero, si existe más de una significa que posteriormente a una primera reclamación se generó más cuantía impagada. 

Por último las deudas están integradas dentro de las reclamaciones y conforman cada uno de los recibos impagados (Pueden ser por ejemplo las facturas o mensualidades de un servicio de suscripción).

Cómo añadir nueva deuda a un expediente ya existente

Para añadir deuda nueva a un expediente se deberá hacer clic en el botón "+" que aparece al final de la fila de cada expediente, así se nos abrirá una ventana donde deberemos incluir una serie de datos:

Así se nos muestran los siguientes campos:

• Fecha de vencimiento: Al hacer clic en el campo se abrirá un calendario donde debemos introducir la fecha en la que la deuda nueva que vamos a añadir debió ser pagada. Este dato se puede introducir o editar manualmente en el siguiente formato DD/MM/AAAA.
• Importe: Introducir el importe del impago nuevo que vamos añadir.
• Nº Referencia: Aquí se debe introducir la referencia del impago con el cual se identifica, en el caso de la factura es el número de la factura.

Una vez finalicemos haremos clic en "Guardar" y se añadirá la nueva deuda al expediente en forma de una nueva reclamación que comenzará paralelamente el proceso de reclamación e inclusión en el fichero de nuevo para añadir este nuevo impago. 

Nota: Una vez introducido, se recomienda revisar en el desglose del expediente (botón > del comienzo de la fila del expediente) para visualizar que se ha añadido la nueva reclamación y cerciorarse así de que se ha introducido correctamente en el sistema.

Accesos directos a acciones sobre las reclamaciones

En el desglose de los expedientes que mostramos en se nos mostrará en la fila de cada una de las deudas una serie de botones de "acciones":

• Reducir importe del impago (icono "$"): se abrirá una venta emergente donde se solicitará que se aporte la fecha en que se produjo el pago, el importe a reducir de la deuda, el motivo por el cual se reduce (este motivo es importante que sea el correcto, dado que el ajuste puede ser por una rectificación de la factura o por un pago) y adjuntar el justificante como documentación (opcional, solo si se desea aportar).
• Suspensión de la reclamación (icono "calendario"): se abrirá una ventana emergente donde se solicitará que establezcamos una fecha limite para la suspensión. Así como el motivo de la misma.
• Cancelar reclamación (icono X): se abrirá cuadro de confirmación donde deberemos seleccionar el motivo de la cancelación. Esta acción produce la baja completa de la reclamación por algún error, desistimiento o incidente producido, no esta referida a la cancelación pago de la liquidación de la deuda, de haber un pago deberemos hacerlo constar con el botón de acción "reducir importe del impago" ($) anteriormente mencionado.

Se debe tener en cuenta que las acciones del botón de cada de las deudas solo afectarán a las deudas que integren a la misma reclamación. Es decir, si por ejemplo procediéramos a darle al botón de cancelar la reclamación que se presenta en la primera fila, solo se cancelarían las deudas que se encuentran en las dos primeras filas pues entre ellas conforman una misma reclamación (en concreto la reclamación "aF8s2B").

Acceder a detalles del expedientes

Para acceder a los detalles del expediente haremos clic en el icono de la lupa situada en la fila del expediente:

De esta manera accederemos a la ficha del expediente donde se mostrarán las siguientes secciones de arriba hacia abajo:

 

1. Características del expediente

Aquí se muestran los datos del expediente (izquierda), y los datos de los envíos realizados (derecha).
En medio de los mismos podemos observar las acciones disponibles sobre el expediente:

• Pago total: tras confirmar en la ventana emergente, con este botón daremos de baja por cobrada todas las deudas incluidas en el expediente.
• Pago parcial: se abrirá una ventana emergente donde podremos introducir un pago parcial de la deuda. Este se aplicará automáticamente sobre la deuda más antigua.
• Suspensión: se abrirá una ventana emergente donde introduciremos el motivo y la fecha hasta la que durará la suspensión. Una vez suspendido el expediente, si se desea reactivar antes del plazo es necesario solicitarlo a un agente desde la sección "mensajes con el agente".
• Cancelar: se abrirá una ventana emergente donde se introducirá el motivo de la cancelación. Una vez realizado se cancelarán todas las deudas por dicho motivo.

 

2. Pagos a cuenta

En la siguiente sección se muestran los pagos a cuenta. Son aquellos pagos a favor del reclamado del expediente para compensaciones contables. Podremos añadir uno desde el botón "+". Se abrirá una ventana emergente donde establecer importe, fecha y referencia.

Una vez creado el pago a cuenta estarán disponibles las siguientes acciones: editar (icono del lápiz), eliminar o aplicar. Este último es importante dado que es para aplicar dicho pago a la parte de la deuda que se desee.

 

3. Lista de deudas

Son las deudas incluidas en el expediente, las acciones relativas a las mismas (botones de la derecha) funcionan exactamente igual a lo establecido en Accesos directos a acciones sobre las reclamaciones.

 

4. Lista de documentos del expediente

Aquí se mostrarán los documentos asociados al expediente. Con el botón de la esquina superior derecha podremos subir nuevos, Mientras que con el botón bajo acciones podremos descargar la documentación seleccionada.

Nota: La documentación en esta sección viene vacía por defecto, dado que no es la documentación de cada reclamación sino la del expediente en conjunto. Se trata de una sección cuyo uso es totalmente opcional y a disposición del usuario.

5. Documentos generados de los envíos

En esta sección se muestran los envíos generados de cada una de las reclamaciones. Cada vez que se realiza un envío se genera una copia del contenido el mismo. Asimismo en el caso de generarse certificados de entrega (en productos como el burofax por ejemplo) aparecerán también en esta sección.

Para descargar cada uno de ellos haremos clic en el icono que aparece al lado del nombre.

6. Mensajes con el agente

Se muestran los mensajes intercambiados con el agente tramitador. Desde aquí se pueden revisar los mismos o generar una nuevo desde el botón superior con forma de sobre.

7. Datos del acreedor y del deudor

Aquí se mostrarán los datos del acreedor y del deudor de la deuda. No es modificable por el usuario, si se desea cambiar algún dato se debe contactar con el agente tramitador.

Nota: Los datos de contacto del deudor están distribuidos en otra sección y por ello el campo "contactos" del deudor siempre vendrá vacío.