Guía dar de alta y actualizar de deuda a través de ficheros

 

Bienvenido a nuestra guía detallada que te acompañará en cada paso para dar de alta nuevas facturas impagadas y actualizar información en nuestro sistema mediante el servicio SFTP. Esta guía está diseñada para brindar claridad incluso a aquellos sin conocimientos avanzados en intercambio de ficheros, asegurando una experiencia fluida y eficiente.

1. Normas de funcionamiento del Servicio de Publicación Batch

1.1 Genera y deposita el fichero de altas inicial en el SFTP:

Genera y deposita el fichero en la ruta específica del SFTP con la deuda que debe publicar. Nuestro sistema comenzará automáticamente el procesamiento del mismo. Si el fichero y la información aportada cumple con nuestras validaciones y umbrales de carga, será procesado en producción. En caso contrario, revisa el log de carga para ver los errores y poder corregirlos. Una vez que los corrijas, podrás cargar un nuevo fichero para que se procese de nuevo.

1.2 Ficheros con nuevas altas y actualizaciones:

Para cada nueva alta o actualización de la información, deposita un nuevo fichero en la misma ruta específica del SFTP con la información de todas las facturas totalmente actualizado.

Cada nuevo fichero debe contener la foto actualizada de toda la información que quieras tener publicada en ICIRED.

1.3 Frecuencia del intercambio de ficheros

La frecuencia de actualización depende de la facilidad con que extraigas información. Como la información debe ser constantemente actualizada, le recomendamos que la frecuenta sea entre 1 y 7 días.

2. Instrucciones para generar los ficheros

A continuación, te damos una serie de indicaciones para generar los ficheros de deuda.

2.1 Nombre y formato del fichero

Para garantizar una correcta identificación y procesamiento de los archivos, es esencial seguir un formato específico para el nombre de los ficheros. Estos archivos deben ser en formato Excel (xlsx). El nombre del fichero debe seguir la estructura detallada a continuación:

Estructura del nombre del fichero:

aaaammdd_nombrecliente_aportacion.xlsx

• aaaammdd: Representa la fecha de generación del fichero en formato año (aaaa), mes (mm), y día (dd).
• nombreCliente: Se refiere al nombre o alias único del cliente que genera el archivo.
• aportacion: Indica que se trata de un archivo de aportación de deuda.

Ejemplo Práctico:

Supongamos que un cliente, llamado "Ejemplo SL" generará un archivo de aportación el 1 de enero de 2025. El nombre del archivo debería ser:

20250101_ejemplo_aportacion.xlsx

2.2 Modelo basado en operaciones:

Nuestro modelo de datos se basa en operaciones impagadas, donde cada operación puede contener n facturas. Cada fila del fichero representa una factura. Si una operación tiene varias facturas impagadas, se deben incluir tantas filas como facturas existan. La referencia de la operación debe ser la misma para todas las filas, pero cada fila debe tener una referencia de factura diferente.

2.3 Restricciones de importe:

Según la normativa legal, el importe total pendiente de una operación impagada no puede ser inferior a 50€. Aunque las facturas individuales pueden ser inferiores a 50€, la suma total debe ser igual o superior a 50€. Si en algún momento una operación queda con un importe inferior a 50€, se dará de baja automáticamente del fichero de morosidad.

2.4 Fecha máxima de vencimiento:

Las fechas máximas de vencimiento son de 5 años para personas físicas y 10 años para personas jurídicas. Una factura alcanzando este límite se dará de baja automáticamente del fichero de morosidad.

2.5 Deudas dadas de baja hace menos de 30 días:

Por seguridad, si una deuda ha sido dada de baja, permanecerá bloqueada durante 30 días.

Si en un nuevo fichero que aportes al SFTP aparece información sobre facturas que han sido dadas hace menos de 30 días, el sistema no permitirá publicarlas. Pasados los 30 días, si en los ficheros de actualización sí viaja dicha información, será dada de alta de nuevo.

2.6 Pagos parciales (solo si su fichero es "tipo foto")

El importe de cada factura debe incluir siempre el importe pendiente. Al cargar un nuevo fichero, el sistema comparará el importe pendiente con el almacenado en la base de datos. Pueden ocurrir 3 casos:

• Nuevo Importe pendiente es menor que el almacenado en base de datos: añadimos un pago parcial por la diferencia.
• Nuevo importe pendiente es igual al almacenado: no se actualiza.
• Nuevo importe pendiente es superior al almacenado en base de datos: no actualizamos la factura y generamos un error en el log de incidencias tras el procesamiento del fichero.

2.7 Factura totalmente pagada (solo si su fichero es "tipo foto")

Si una factura es pagada totalmente, no la incluyas en el fichero. El sistema reconocerá que la factura no está incluida y añadirá un pago por el importe total pendiente de dicha factura.

2.8 Suspensión temporal de operaciones:

Para suspender temporalmente una operación, añade en el campo "fecha suspensión" la fecha hasta la que quieres mantenerla suspendida. Esto bloqueará la información en la base de datos sin ser visible para terceros. Para reactivar una operación suspendida, simplemente elimina la fecha en la columna "fecha suspensión".

3. Acceso al Portal de Clientes:

Aunque utilices nuestro servicio batch, dispondrás de un usuario en nuestro portal de clientes asociado a tu cuenta, que te permitirá entrar y actualizar la información en cualquier momento. Accede al portal de clientes para mantener sus datos siempre actualizados y gestionar su cartera de deuda de manera eficiente.